منظور از اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری متشکل از یک سیستم اطلاعاتی است. این مرکز به جمع آوری، بررسی، توزیع و ذخیره دیتا پرداخته و امکان ارسال پیام‌های بر خط را دارد. از سوی دیگر با کمک این مدل اتوماسیون‌ها می‌توان کلیه داده‌های ضروری همچون مکاتبات اداری را میان کارمندان، مدیران و صاحبان پروژه به اشتراک گذاشت. از آن‌جایی که اتوماسیون در ابعاد اداری مبتنی بر سیستمهای هوشمند کامپیوتری است، می‌تواند شامل انواع نرم‌افزارهای تصویربرداری، پردازش صوت، کلمه، سالنامه، حضور و غیاب، ثبت دیتا و مستندات مهم شود.
این روش به سازمان‌ها کمک می‌کند که کلیه فعالیت‌های روزمره اداری، اتوماتیک‌سازی شده و به صورت خودکار انجام بگیرد. کلیه ارتباطات با همکاری هر دو سیستم سخت‌افزاری و نرم‌افزاری پیاده‌سازی شده و امکان ذخیره‌سازی، به روزرسانی، بازیابی، مدیریت یکپارچه جلسات رسمی و تنظیم کلیه برنامه‌های کاری کارمندان و مدیران را شامل می‌شود. برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون خانگی به شما پیشنهاد می کنیم مقاله مربوطه را مطالعه کنید.
چگونگی کارکرد اتوماسیون اداری
این مدل اتوماسیون به منظور ایجاد هماهنگی و آسان‌سازی خودکار فعالیت‌های درون سازمانی انجام می‌گیرد. برخلاف اتوماسیون خانگی، در اداره‌ها، شرکت‌ها و سازمان‌های کوچک و بزرگ، کنترل مجموعه سلسله مراتبی بوده و در اختیار افراد مشخصی است. مدیریت پایگاههای داده، منشی هوشمند جهت برقراری جلسات و هماهنگی بین شرکت‌کنندگان، ارسال پیام‌های تبریک سالیانه و پاسخگوی هوشمند به مشتریان از جمله کارکردهای سیستمهای هوشمند اتوماسیون سازمانی است.
همچنین امکان نگهداری و ذخیره تصاویر ضبط شده با دوربین‌های مدار بسته، تبادل اطلاعات ضروری در کمترین زمان ممکن، مستندسازی دادهها، کنترل و بررسی خرج‌کردهای جزء و کلان و در نهایت تنظیم برنامه‌های کاری مدیران بر عهده این مدل اتوماسیون است. از نرم‌افزارهای کاربردی قابل استفاده در سیستم فوق می‌توان به مایکروسافت آفیس،کورل و اپل ورکز اشاره کرد.
در ایران نیز شرکت‌های مستقلی وجود دارند که اقدام به ارائه اتوماسیون‌های شرکتی کرده دریافت و ارسال پیام‌های اداری، نامه‌های الکترونیکی، فرم‌‌های متنی و تصاویر الکترونیکی را برعهده می‌گیرند. برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه پروتکل شبکه به مقاله مربوطه مراجعه کنید. این گردش دیتا بدون دخالت عوامل انسانی، در افزایش سرعت کار و دقت پردازش اطلاعات بسیار مؤثر بوده و بخش مهمی از روند اداری را تسهیل می‌بخشد.
امکان برقراری ارتباط همزمان داده ای در اتوماسیون اداری
بنابراین راه های ارتباطی با این سیستم بسیار بوده اما از حریم خصوصی ضعیف تری نسبت به مدل اداری خود، برخوردار است. حفظ تبادلات اطلاعاتی در شکل اداری، از درگاه های محدودتر اما پیچیدگی بیشتری استفاده می‌کند. وظیفه مسئول پایگاه های داده ای در این مدل، حفظ امنیت داده ها در دسترسی های سلسله مراتبی است. اپراتورها در سیستم های هوشمند یکپارچه اداری، اجازه کنترل و بررسی کلیه اطلاعات را نداشته و تنها میتوانند با دیتاهای مربوط به حوزه کاری خود سر و کار داشته باشند.پیشنهاد می شود مقاله کنترل روشنایی را مطالعه کنید.
برخی از سوالات رایج :
اتوماسیون اداری چیست ؟
اتوماسیون اداری متشکل از یک سیستم اطلاعاتی است. این مرکز به جمع‌آوری، بررسی، توزیع و ذخیره دیتا پرداخته و امکان ارسال پیام‌های بر خط را دارد. وظیفه مسئول پایگاه داده در اتوماسیون اداری چیست ؟
وظیفه مسئول پایگاههای دادهای در این مدل، حفظ امنیت دادهها در دسترسیهای سلسله مراتبی است. اپراتورها در سیستمهای هوشمند یکپارچه اداری، اجازه کنترل و بررسی کلیه اطلاعات را نداشته و تنها میتوانند با دیتاهای مربوط به حوزه کاری خود سر و کار داشته باشند.
دیدگاهتان را بنویسید
می خواهید در گفت و گو شرکت کنید؟خیالتان راحت باشد :)