منظور از اتوماسیون اداری چیست؟
سیستم اتوماسیون اداری (office automation) به افراد مختلف کمک می‌کند تا اطلاعات سازمان و یک مجموعه را بدون کوچکترین خطا جمع‌آوری و پردازش کنند. به همین دلیل استفاده از آن در سیستم هوشمند سازی خانه بسیار ضروری است تا دائم اطلاعات را از سنسورها دریافت کرده و با پردازش آن‌ها دستورات لازم را به این تجهیزات ارسال کند. شرکت انیپکو به عنوان یکی از شرکت‌های فعال در زمینه فروش و عرضه محصولات هوشمندسازی ساختمان قادر است انواع اتوماسیون اداری را برای شما معرفی و عرضه کند.
منظور از اتوماسیون اداری چیست؟
در ابتدا لازم است کمی در مورد این که office automation چیست صحبت کنیم تا شما بهتر بتوانید با این ابزار الکترونیکی آشنا شوید. واژه اتوماسیون (Automation) از دو کلمه automatic و operation تشکیل شده است که به معنای عمل کردن بدون دخالت عامل خارجی است که در آن شما کارها را بدون دخالت انسان انجام می‌دهید یا دخالت انسان را در آن به حداقل می‌رسانید.
بنابراین می‌توان دریافت که office automation نوعی سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که در آن مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر داده‌ها در میان افراد، گروه‌های مختلف کاری و سازمان‌ها را جمع‌آوری کرده و آن‌ها را ذخیره می‌کند. در این میان office automation داده‌ها را به صورت یکپارچه مرتب کرده و استفاده از آن را برای سازمان‌ها آسان می‌کند.
در office automation داده‌ها با کمترین خطا جمع‌آوری می‌شوند تا آن‌ها را پردازش کنند. این کارها به صورت خودکار انجام می‌شود. استفاده از این سیستم برای پیشبرد امور روزمره اداری سازمان‌ها بسیار مفید است که کاربرد این ابزار را در هوشمند سازی خانه‌ها بسیار رایج کرده است؛ زیرا آن‌ها دائم می‌توانند اطلاعات را از بهترین تجهیزات هوشمند سازی ساختمان موجود در بخش‌های مختلف سازمان جمع‌آوری کرده و پردازش نمایند.
برای ارتباط با کارشناسان و مشاوران انیپکو می‌توانید با شماره ۰۲۱۲۲۲۴۹۸۰۰ و ۳-۲۲۲۴۹۸۰۰-۰۲۱ تماس بگیرید.
اهمیت اتوماسیون اداری در سازمان‌های مختلف
شاید از خود سؤال کنید که استفاده از سیستم office automation در سازمان‌ها چه اهمیتی دارد. با توجه به این که در حال حاضر دنیا به سمت دیجیتالی شدن پیش می‌رود استفاده از office automation به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتواند زنجیره‌ای از اطلاعات با ارزش را برای خود فراهم کنند. از این سیستم‌ها بدون دخالت انسان داده‌ها و اطلاعات را جمع‌آوری می‌کنند. به طوری که می‌توانند درصد خطا را به حداقل برسانند. همچنین در میان آن‌ها سازمان‌های بزرگ و شرکت‌هایی که روزانه با داده‌های متنوع و زیادی سروکار دارند می‌توانند به کمک سیستم office automation این داده‌ها را ذخیره و پردازش کنند.
شاید در چند سال گذشته بزرگ‌ترین مشکلات شرکت‌های بزرگ این بود که بتوانند اطلاعات خود را ذخیره‌سازی و پردازش کنند. استفاده از روش علمی اتوماسیون اداری می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا این اطلاعات حجیم را ذخیره‌سازی کنند. در واقع شما به کمک روش‌های قدیمی نمی‌توانید این اطلاعات و مستندات حجیم را جمع‌آوری و تحلیل کنید. به همین دلیل استفاده از سیستم اتوماسیون اداری ضمن انجام این کار ها می‌تواند طبق برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کارهای شما را به پیش ببرد.
اجزای مختلف سیستم اتوماسیون اداری
هر office automation دارای چند بخش مختلف است که هر کدام از آن‌ها وظیفه خاصی دارند. اجزای آن‌ها روی کیفیت و کارکرد کل مجموعه office automation تاثیر زیادی دارند؛ بنابراین شما به هنگام خرید سیستم اتوماسیون اداری برای ساختمان هوشمند خود به نحوه کارکرد اجزای مختلف آن دقت نمایید.
بخش ذخیره داده و به‌کارگیری آن در سیستم office automation
مهم‌ترین بخش سیستم اتوماسیون اداری، بخش ذخیره و به‌کارگیری داده‌ها است که وظیفه ثبت فرم‌ها و مدارک را بر عهده دارند. داده‌های ثبت شده در سیستم office automation می‌توانند به صورت مختلفی ذخیره شوند. این داده‌ها می‌توانند به صورت متن، تصویر، صدا و غیره ذخیره شوند. در این جا ابزارهای پردازشگر محتوا به شما کمک می‌کنند تا این داده‌ها را به صورت قابل خوانا و فهم در سیستم خود ثبت کنید.
بخش تبادل داده در سیستم office automation
این بخش از سیستم office automation وظیفه این را دارد که اطلاعات را در بین بخش‌های مختلف سازمان مبادله کند و به صورت کلی سازمان را کاملا یکپارچه کند. برای تبادل داده‌ها در بین اجزای مختلف سازمان از پروتکل‌های داخلی سیستم‌ها استفاده می‌کنند که در حال حاضر روش‌های دیگری مانند ایمیل و پیام‌های صوتی نیز برای آن‌ها وجود دارند.
بخش مدیریت داده در سیستم اتوماسیون اداری
در این بخش از سیستم office automation شما داده‌هایی که جمع‌آوری کردید را مدیریت می‌نمایید. در این میان سیستم office automation می‌تواند به گونه‌ای طراحی شود که برای انجام کارهای مختلف برنامه‌ریزی و زمان‌بندی داشته باشد. کنترل تسک‌ها، مانیتورینگ پروژه‌ها و فعالیت‌ها، مهم‌ترین اجزای این بخش از اتوماسیون سازمان‌ها هستند.
ویژگی‌های مهم سیستم office automation
در حال حاضر سیستم‌های اتوماسیون اداری زیادی در بازار وجود دارند که شما به هنگام خرید و نصب آن‌ها باید به ویژگی‌های مهم آن‌ها دقت کنید. شاید برخی از این ویژگی‌ها برای استفاده بهتر و آسان‌تر سیستم office automation لازم و ضروری باشند. در ادامه به چند مورد از ویژگی‌های سیستم اتوماسیون اداری به هنگام خرید اشاره می‌کنیم.
قابلیت طراحی فرآیندها
یکی از ویژگی‌های مهم سیستم office automation این است که بتوانید به راحتی فرآیندها را طراحی کنید و پروژه‌ها و تسک‌ها را به صورت آسان و سریع ایجاد نمایید. دقت کنید که شما برای اجرا و برنامه‌ریزی برخی امور روزمره، هفتگی و ماهانه زمان زیادی ندارید. به همین دلیل به هنگام خرید سیستم اتوماسیون اداری به این ویژگی‌ها توجه کنید.
امکان بررسی امور از راه دور
در برخی مواقع این سیستم‌های office automation برای کاربران خود این شرایط را فراهم می‌کنند تا از راه دور آن‌ها را کنترل کنند و بر کارها نظارت داشته باشند. شما به کمک نرم‌افزارهای تلفن همراه می‌توانید به داده‌های خود دسترسی داشته باشید. در این میان ابزارهایی که در فضای ابری کار می‌کنند گزینه خوبی برای شما هستند.
یکپارچه‌سازی سیستم با استفاده از سایر نرم‌افزارها
معمولا افرادی که از سیستم office automation در سازمان خود استفاده می‌کنند از ابزارهای دیگری نیز در کنار آن کمک می‌گیرند. در برخی مواقع لازم است شما این سیستم‌ها را در کنار هم یکپارچه‌سازی نمایید؛ بنابراین یکی از ویژگی‌های مهم سیستم اتوماسیون اداری این است که بتوانید آن‌ها را با هم ادغام کنید تا به راحتی از آن‌ها استفاده نمایید. در حال حاضر این ویژگی در ابزارهایی مانند ERP یا CRM وجود دارد.
گزارش‌گیری و آنالیز داده‌ها
یکی از ویژگی‌های مهم سیستم office automation این است که اکانت گزارش‌گیری جز به جز و پیشرفته اطلاعات در آن وجود داشته باشد. این کار به توسعه‌دهندگان سیستم office automation کمک می‌کند تا از نحوه پیشرفت کارها و مشکلات موجود در سیستم گزارش‌گیری خوبی داشته باشند. در واقع ویژگی آنالیز داده‌ها و تحلیل آن‌ها یکی از بهترین مزایای استفاده از سیستم office automation به شمار می‌آید.
کنترل حساب‌های متعدد
ممکن است افراد مختلفی از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنند. معمولا در چنین حالتی هر کدام از حساب‌ها کنترل می‌شوند و برای دسترسی آن‌ها به سیستم office automation زمان خاصی را تعریف می‌نمایند. هر کدام از این حساب‌ها یک نام کاربری دارند که برای دسترسی آن‌ها شرایط خاصی تعریف شده است تا بر اساس آن بتوانند بر سیستم office automation نظارت داشته باشند.
برای ارتباط با کارشناسان و مشاوران انیپکو می‌توانید با شماره ۰۲۱۲۲۲۴۹۸۰۰ و ۳-۲۲۲۴۹۸۰۰-۰۲۱ تماس بگیرید.
مزایا استفاده از سیستم اتوماسیون اداری
- شما با استفاده از سیستم office automation نیاز کمتری به مدارک کاغذی دارید.
- به فضای کمتری برای نگهداری داده‌ها نیاز دارید.
- میزان خطا در استفاده از روش office automation کمتر است.
- امکان مرور سریع مدارک و داده‌ها در آن وجود دارد. به طوری که می‌توانید خیلی سریع آن‌ها را تحلیل نمایید.
- یکی از مزایا سیستم اتوماسیون اداری این است که افراد متعددی می‌توانند به داده‌ها دسترسی داشته باشند.
- امکان ذخیره‌سازی امن داده‌ها و بازیابی آن‌ها وجود دارد.
- امکان کنترل از راه دور داده‌ها در سیستم office automation وجود دارد.
- کنترل دسترسی به داده‌ها در سیستم office automation امکان‌پذیر است.
- شما می‌توانید در سیستم office automation امور روزمره خود را خیلی سریع انجام دهید.
- بر اساس تحلیل داده‌ها می‌توانید خیلی سریع برای کارهای خود تصمیم‌گیری کنید.
- یکی از مزایا سیستم اتوماسیون اداری این است که شما در آن می‌توانید پروژه‌ها را شفاف‌سازی نمایید و روی آن‌ها نظارت کامل داشته باشید.
- می‌توانید بین بخش‌های مختلف سازمان ارتباط خوبی برقرار کنید.
معایب استفاده از سیستم اتوماسیون اداری
- کارکنان برای استفاده از سیستم office automation نیاز به آموزش دارند. همچنین در صورتی که قصد داشته باشید نرم‌افزارهای سیستم office automation را در شرکت ارتقا دهید باید همه کارمندان با آن آشنایی داشته باشند.
- شما باید از داده‌های خود در سیستم office automation بکاپگیری کنید و آن‌ها را در مقابل بدافزارها محافظت نمایید.
- برای پیاده‌سازی سیستم office automation در سازمان خود نیاز به صرف هزینه دارید که این عامل می‌تواند روی انگیزه مسئولان شرکت برای راه‌اندازی office automation موثر باشد؛ اما در صورتی که شما از سیستم office automation برای بلند مدت استفاده کنید می‌توانید بازدهی خوبی داشته باشد و نرخ بازگشت سرمایه را کوتاه و سریع نمایید.
خلاصه
اتوماسیون اداری یکی از سیستم‌های مهم در هر سازمانی است که در آن اطلاعات و داده‌های را از بخش‌های مختلف دریافت کرده و آن‌ها را مدیریت و ذخیره می‌کنند. این سیستم می‌تواند داده‌ها را تحلیل نماید و در اختیار کاربران مختلف قرار دهد. استفاده از سیستم office automation می‌تواند مزایای زیادی برای شما داشته باشد و هزینه پیاده‌سازی آن را در صورت استفاده برای مدت طولانی بازگرداند.
شما برای استفاده و راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری در ساختمان و شرکت خود می‌توانید از شرکت انیپکو کمک بگیرید. کارشناسان این شرکت با بررسی مجموعه شما می‌توانند بهترین سیستم office automation را برای تسریع کارهایتان پیشنهاد و راه‌اندازی نمایند.
برای ارتباط با کارشناسان و مشاوران انیپکو می‌توانید با شماره ۰۲۱۲۲۲۴۹۸۰۰ و ۳-۲۲۲۴۹۸۰۰-۰۲۱ تماس بگیرید.
مطلب مفیدی بود.ممنون